Gastbeitrag von Sebastian Pflügler

Digitales Vorbild sein und die Sprache der Virtualität beherrschen: So werden Sie zum Future Fit Leader

Die Führungskräfte haben nur eine Wahl: Sie müssen selbst zum digitalen Vorbild werden. Die Kollegen orientieren sich an deren Verhalten und Umgang mit den digitalen Neuerungen. Wir erleben es allzu oft: Da wird ein Collaboration-Tool an den Start gebracht, um zum Beispiel die Kommunikation zwischen festen Teammembern und der Freelancerriege zu verbessern. So weit, so gut. Die Mitarbeitenden bemühen sich, die Plattform zu verstehen und hier in den Austausch zu gehen. Nur „die von oben“ schreiben weiterhin Mails, nehmen alle in Kopie, daten ihre Informationen dort nicht ab … Und schon fällt das Tool nach und nach wieder in den Dornröschenschlaf.

Becoming a Future Fit Leader

Der Future Fit Leader sollte also selbst die Richtschnur sein, dem das Team in Sachen Digitalisierung folgt. Dazu ist es zunächst wichtig, eine Bestandsaufnahme der individuellen Situation jedes Einzelnen zu machen: Wie gestaltet sich die Aufteilung zwischen digital Zurückhaltenden und digitalen Vordenkern im Team? Wie können bei der nächsten technischen Neuerung alle Mitarbeitenden individuell so begleitet werden, dass sie den Nutzen und Mehrwert des neuen Tools erkennen und die individuellen Hürden überwinden?

Digital zurückhaltend oder Vordenker?

Die digital Zurück-Haltenden und die digitalen Vor-Denker: Wie die Begriffe bereits ahnen lassen, sind die Zurückhaltenden skeptisch gegenüber technischen Innovationen. Sie halten gerne an bewährten Technologien fest, die sie sich schließlich über die Jahre erarbeitet haben. Neue Prozesse und Workflows bedeuten für diese Gruppe viel Aufwand und wenig Ertrag. Das sind die sogenannten Digital Visitors, Residents oder Immigrants. Sie sind vielleicht nicht mit Smartphones aufgewachsen, das Internet war für sie noch zahlungspflichtig, Interfaces erschließen sich nicht einfach intuitiv. „Always On“ klingt für sie nicht wie der Traum von ständiger Verfügbarkeit von Wissen und Kontakten, sondern mehr wie eine Drohung.

Die Vordenker hingegen sehen in technischen Neuerungen erstmal einen Mehrwert. Fortschritt wird begrüßt und geht mit dem Wunsch nach mehr Effizienz oder Einfachheit einher. Diese Digital Natives oder Early Adopters nähern sich intuitiv und spielerisch, „erklicken“ sich die neuen Funktionen im Trial-and-Error-Verfahren und sehen stets das Mehr an Möglichkeiten.

Hierin besteht genau die Herausforderung: all diese unterschiedlichen Facetten zu erkennen, zu akzeptieren und individuell zu bedienen. Das ist nicht ganz einfach, weil die Early Birds vielleicht auch ein bisschen die Nase rümpfen über die digitalen Nachzügler. Und auch, weil die Digital Visitors in echten Stress kommen beim Aneignen der neuen Technologien.

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Virtuelle Kommunikation verbessern

Neben seiner digitalen Vorbildfunktion weiß ein Future Fit Leader aber auch: Hightech und Digitalisierung sind kein Selbstzweck! Nur wenn sie im Sinne der gesunden Wertschöpfung genutzt werden, stiften sie Mehrwert. Führungskräfte sollten sich daher nicht nur mit der neuesten Technologie vertraut machen und sie anwenden können, sondern auch Virtualität wie eine weitere Muttersprache sprechen. Denn virtuelle Kommunikation ist voraussetzungsvoll und eben nicht nur „nicht analog“. Was damit gemeint ist, zeigen die folgenden fünf Punkte:

Fünf Prinzipien für die Kommunikation in der digitalen Ära

1. Sach- und Ergebnisorientierung versus Beziehungsorientierung
   Virtuelle Kommunikation ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie verleitet jedoch dazu, eher sach- und ergebnisorientiert zu kommunizieren. In einem virtuellen Meeting können zwar viele Punkte besprochen werden, gleichzeitig geht die Beziehungsebene häufig verloren. Bemühen Sie sich also aktiv um die Pflege dieser Verbundenheit. Starten Sie beispielweise mit einem Check-In, bei dem reihum jeder kurz sagt, wie es ihm geht. Öffnen Sie den virtuellen Raum bereits früher oder lassen Sie ihn noch länger geöffnet, damit sich die Mitarbeitenden auch informell austauschen können.
   
2. Verbindung versus Verbundenheit
   Durch die technischen Möglichkeiten sind wir ständig in Verbindung. Das Gefühl von Verbundenheit kommt dennoch oft nicht auf, was mit der Interaktionsfrequenz und der Kommunikationstiefe zu tun hat. Wenn Sie häufig synchron zusammenkommen und Sie dennoch das Gefühl haben, dass das Team zusehends erodiert und der Teamzusammenhalt schwächer wird, dann ist das ein guter Hinweis, dass sie zwar häufig in Verbindung sind, aber keine Verbundenheit entsteht. Verbundenheit entsteht durch effektive und nutzenstiftende Meetings, formelle Informalität, das gemeinsame Feiern von Erfolgen, das Ansprechen tiefgehender, heikler und auch kritischer Themen sowie das Lösen gemeinsamer Konflikte.
   
3. Ego- versus Wir-Fokus
   Je länger Mitarbeitende virtuell kommunizieren und allein im Homeoffice arbeiten, desto egofokussierter werden sie. Aus den Augen, aus dem Sinn. Dieser Wir-Fokus sollte also im Austausch immer wieder betont werden: durch das Herausstellen von persönlichen Gemeinsamkeiten, fachlichen Unterstützungs- oder Austauschmöglichkeiten sowie das Etablieren gemeinsamer Teamziele.
   
4. Varianz versus Effizienz
   Natürlich ist es effizient, viele Meetings über Zoom & Co abzuwickeln. Keiner verlässt den Arbeitsplatz; es gibt wenig Streuverlust durch Kaffeetrinken und privates Geplauder. Aber diese Konferenzen sind eben auch wahnsinnig ermüdend. Digitalität und Virtualität benötigen Varianz, damit sie nicht auslaugen. Variieren Sie also Ihre Medien: Nutzen Sie das Daily Stand-up als gemeinsamen, über Telefon verbundenen Coffee-Walk, bei dem jeder eine Runde um den Block läuft, einen frischen Kaffee in der Hand. Das ist ein erfrischend anderer Start in den Tag als die tausendste Videokonferenz. Wechseln Sie bewusst zwischen virtuellen und analogen Arbeitstagen im Team und nutzen Sie die analogen Tage vor allem für informelle Austauschmöglichkeiten, Brainstormings oder Projektaufsetzungen. Die Umsetzung kann dann durchaus wieder virtuell erfolgen. Oder schicken Sie eine asynchrone Videobotschaft, statt alle in das virtuelle Teammeeting zu beordern. Bei dieser asynchronen Kommunikation kann jeder individuell Ihre Beiträge ansehen oder hören und muss nicht immer gleich „parat stehen“, um Dinge zu klären.
   
5. Gemeint versus verstanden
   Es ist ein generelles Problem in der Kommunikation: Der Sender hat dies gemeint, der Empfänger versteht jenes. Gerade bei schriftlicher Kommunikation ist dieses Phänomen noch mal potenziert. Schriftliche Kommunikation unterliegt dem „Negativitätseffekt“, wie eine Wissenschaftlerin der Georgia State University herausfand. Der Empfänger interpretiert und versteht den Inhalt einer Mail wesentlich negativer als der Absender es gemeint hat. Wenn Sie also der Absender oder die Absenderin sind, beachten Sie bei schriftlicher Kommunikation, es doppelt so warmherzig zu schreiben als Sie es persönlich sagen würden. Und wenn Sie der Empfänger/die Empfängerin sind, seien Sie eine Mikrowelle: Wärmen Sie den Inhalt etwas auf und nehmen Sie das Beste an! 

Fazit: Ein Future Fit Leader handelt – nicht nur was Technik angeht – proaktiv, setzt sich mit neuen Trends auseinander und übersetzt diese in den Teamalltag. Denn Digitalität erlaubt keine Passivität – auch keine Passivität im Zwischenmenschlichen. Schließlich sollen alle auf dem Weg mitkommen können.