CAREERS LOUNGE präsentiert: Dr. Marco Freiherr von Münchhausen (Teil 1)
CAREERS LOUNGE: Herr von Münchhausen, Sie sind Experte für Arbeitseffizienz und Motivation und Autor mehrerer Bestseller, u.a. "So zähmen Sie Ihren inneren Schweinehund!" und "Konzentration". Wieso fällt es uns heute so schwer, konzentriert zu sein?
Dr. Marco Freiherr von Münchhausen: Die Digitalisierung verändert unser Gehirn. Es ist uns heute kaum noch möglich, konzentriert und ganz bei der Sache zu sein. In meinem Vortrag "Das digitalisierte Gehirn" erkläre ich das ausführlich. Dieses Phänomen hat sich in den letzten 20 Jahren – und das ist das Gefährliche daran – schleichend verbreitet. Wenn ein Mensch aus der Arbeitswelt der 80er Jahre heute bei uns auftauchen würde, würde er fragen: "Seid Ihr eigentlich wahnsinnig? Merkt Ihr gar nicht, was in Euch passiert?". Das allerschlimmste sind diese ständigen Unterbrechungen! Die über unsere Smartphones, über E-Mails reinkommen, oder wie früher auch schon, indem ein Kollege bei uns reinplatzt. Doch heute potenziert sich das durch die Medien und viele haben nicht nur ein Smartphone da liegen, sondern zwei oder drei.
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Die ständigen Unterbrechungen stören also die Konzentration am meisten?
Die Unterbrechung im Gehirn – und das spüren wir nicht – führt dazu, dass wir komplett rausgerissen werden. Das, womit ich mich vorher beschäftigt habe, fällt dann zusammen wie ein Kartenhaus! Viele kennen es, dass sie nach einem Telefonat das Gefühl haben, als ob sie nachts aufwachen und sich fragen würden: "Wo bin ich jetzt? Womit habe ich mich eigentlich gerade vorher beschäftigt?". Bis man wieder in seiner Aufgabe drin ist, dauert es oft sehr lange.
Wie lange dauert es, dann wieder in die Aufgabe zurückzufinden?
Es ist nicht nur die Unterbrechungszeit, sondern die Zeit, wieder in die Aufgabe zurückzufinden. Arbeitswissenschaftler haben in Studien festgestellt, dass wir im Durchschnitt alle 11 Minuten unterbrochen werden. Drastischer ausdrückt: Wir werden eigentlich ununterbrochen unterbrochen. Hinzu kommt: Bis wir wieder die Konzentration erreicht haben, die wir vor der Unterbrechung hatten, vergehen rund acht Minuten. Bleiben noch drei Minuten effektive Arbeitszeit bis zur nächsten Unterbrechung.
Wissenschaftler haben in einem Experiment untersucht, wie leistungsfähig die Empfänger hereinströmender E-Mails sind. Zum Vergleich verabreichten sie einer Kontrollgruppe Marihuana und stellten beiden Gruppen dieselben mittelschweren Aufgaben. Das Ergebnis: Die Gruppe, deren Teilnehmer unter Marihuana standen, hat effektiver gearbeitet. Ich empfehle Unternehmen natürlich nicht, dass sie Marihuana verteilen sollten. Sorgen Sie vielmehr dafür, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für gewisse Zeiträume nicht gestört werden.
Welche Ergebnisse erreichen Unternehmen, wenn sie die Unterbrechungen vermindern?
Wenn jemand ständig unterbrochen wird, ist das so ähnlich, als wenn Sie eine Stadt im Stop-and-Go- Verkehr durchqueren. Rote Ampel: Bremsen. Anfahren. Rote Ampel: Bremsen. Anfahren. Bremsen. Konzentriertes Arbeiten heißt, auf dem Autobahnring mit 150 Stundenkilometern im 6. Gang um die Stadt herumzufahren. Sie brauchen weniger Sprit. Sie sind viel entspannter. Sie brauchen weniger Zeit und kommen viel effektiver voran. Wer konzentriert arbeitet, ist fünf bis sieben Mal so effektiv wie jemand, der unterbrochen wird.
Wie kann man das heute lösen?
Wir können uns nicht vollständig ausklinken, weil wir nun mal in einer vernetzten Welt leben, in der wir Kontakt zu anderen Menschen halten wollen. Aber es ist möglich. Die Lösung klingt sehr einfach: Schaffen Sie sich Inseln für gewisse Zeit, also Zeitinseln. Im Meer der Digitalisierung, in dem wir alle schwimmen, geht es morgens schon los mit dem ersten Griff zum Smartphone. Von da an schwimmen wir in diesem Meer. Deshalb gilt es, sich Zeitinseln der Ungestörtheit zu schaffen. Für diese Zeitinseln gibt es drei Regeln:
- no phone
- no mail
- no entry
Schalten Sie das Handy aus, leiten Sie das Telefon an einen Kollegen weiter. In den Trainings, die ich in Unternehmen für Teams, Führungskräfte und Mitarbeiter zu Themen, wie man für gewisse Zeiten effektiv arbeiten kann, halte, bestätigen mir alle: Ja, für eine Stunde ist das möglich. Also fange mit einer Stunde an.
Buchtipp
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Wie kann man das konkret im Alltag umsetzen?
Befestigen Sie eine kleine Plakette an der Tür, die auf der einen Seite rot und auf der anderen Seite grün ist. Wenn die grüne Seite sichtbar ist, heißt das, andere können reinkommen. Rot bedeutet: Jetzt bitte nicht stören. Das heißt, es ist eine Zeit zum Arbeiten, in der Störungen nur im Notfall erlaubt sind. Wenn das im Unternehmen kommuniziert ist, wird das auch akzeptiert.
In Großraumbüros gibt es einen anderen Trick: Setzen Sie sich Kopfhörer auf. Das hat einen doppelten Vorteil: Erstens hört man die anderen nicht so stark, zweitens ist es ein Signal für die anderen: "Bitte lasst mich jetzt in Ruhe". Das funktioniert hervorragend. Man verliert deswegen keine Kunden oder Mandanten.
Ein Beispiel: Ein guter Freund von mir ist Anwalt in einer der Top-Kanzleien in München. Er kommt jeden Morgen um 9 Uhr ins Büro, doch vor 10 Uhr ist er nicht erreichbar. Von 12:30 Uhr bis 14 Uhr macht er Mittagspause. Wenn Sie um 12:31 Uhr bei ihm anrufen, haben Sie seine Sekretärin am Apparat, die Ihnen jeden Tag dasselbe sagt: Der Herr Rechtsanwalt macht Mittag. Und wenn Sie fragen, wie lange Mittag ist, kriegen sie jeden Tag die gleiche Antwort: bis 14 Uhr. Jeden Tag macht er Pause, isst sein Obst, sein Vollkornbrötchen, geht im Park spazieren. Dann sitzt er wieder eine Stunde am Schreibtisch und arbeitet hochkonzentriert. Ich durfte einmal dabei sein – ich habe noch nie einen Anwalt in einer solchen Geschwindigkeit hochkonzentriert und druckreif Schriftsätze diktieren hören wie ihn. Das Gleiche macht er noch mal von 17 Uhr bis 18 Uhr. Er ist der einzige Anwalt in dieser Kanzlei, der jeden Abend um 18:00 Uhr entspannt nach Hause geht und nicht am Wochenende in der Kanzlei ist. Hinzu kommt: Er hat in dieser Kanzlei den höchsten Umsatz. Warum? Weil er 15 Stunden hochkonzentrierte Arbeit pro Woche abliefert.
Häufig hetzen Mitarbeiter von einem Meeting zum anderen. Wie können sie sich dabei Zeiten blocken?
Die erste Regel ist: In einem Meeting sind die Smartphones aus. Sie können auf leise gestellt sein, aber eigentlich müssen sie ausgestellt sein. Denn selbst, wenn ich die Nachricht erst nach einer Stunde bekomme, geht die Welt nicht unter. Das hat auch noch einen anderen Grund. Wir haben in unserem Gehirn einen Neugierigkeitszentrale – die Amygdala im Zwischenhirn. Diese Neugierigkeitszentrale verhält sich wie ein kleines unreifes Kind.
Das Zwischenhirn ist unser Emotionszentrum. Bei jedem "Pling" denkt es, das könnte eine interessante Nachricht sein, jetzt muss ich mal nachgucken! So wie früher: Wenn der Postbote klingelt, muss ich zum Briefkasten laufen, so passiert das heute im Minutentakt bei jedem Pling. Das Gehirn kann dem kaum widerstehen, selbst wenn man große Disziplin hat. Dann quengelt das kleine Kind: Aber da ist doch was! Vielleicht ist es was Interessantes! Unsere Konzentration wird durch den Vorderlappen im Gehirn gesteuert, den präfrontalen Cortex. Aber sie wird sabotiert von dem unreifen Kind, von der Neugierigkeitszentrale. Das heißt auf den Punkt gebracht: Das Gehirn sabotiert sich selbst. Und das merken wir nicht. Denn wir sind uns dessen nicht bewusst. Ich kann noch so viele Bücher darüber geschrieben haben und so viele Vorträge darüber halten, es geht mir genauso. Wenn ich am Schreibtisch sitze, an einem Buch schreibe und über WhatsApp kommt eine Nachricht rein, dann fällt es mir wahnsinnig schwer, nicht zu gucken, was da ist. Könnte ja von meiner Liebsten sein, von meinen Kindern oder von Kunden. Deswegen schauen wir die Nachricht sofort an – und das ist das Problem. Wenn ich das Gerät ausgeschaltet habe, dann ist es anders.
Ihr Vortrag heißt "Das digitalisierte Gehirn". Sie haben die Phänomene beschrieben. Gibt es Langzeitstudien? Ändert sich das Gehirn langfristig?
Ja, es gibt Studien und ich kann Ihnen das klare Ergebnis sagen: Durch diese Unterbrechungen wird die Konzentrationsfähigkeit des Gehirns negativ beeinflusst. Es gibt zwei Dinge, die die Konzentrationsfähigkeit schädigen. Erstens: die ständigen Unterbrechungen. Zweitens: das Multitasking.
